באופן כללי, מומלץ לעסקים וארגונים ליזום שיטות להפחתת צריכת הנייר במשרד ולבצע שימוש חוזר במוצרים מתכלים כגון נייר ומחסניות טונר. פסולת משרדית מהווה תסמין לתהליך ארגוני שאינו יעיל. מניעת הבזבוז מגבירה את היעילות ומגדילה את הרווחים.
לכן, יש להציב את הדגש על הפחתת פסולת ככל הניתן, ואז למחזר את הפסולת אותה חייבים לייצר.
יתכן שיהיה צורך להתחיל עם מושגים ושיטות עבודה בהם מצויים הצוות ורוב האנשים, ולכן הם נוטים לאמץ אותן במהירות. ניתן להתחיל עם צעדים פשוטים אשר דורשים התחייבות לביצוע שינויים בהרגלי היומיום של הצוות.
מכיוון שאנשים מתקשים בשינוי הרגלים, מיחזור משרדי הוא המקום הטוב ביותר להתחיל בו.
הפחתת הצריכה
יש להגדיר את ביצועי מכונת הצילום והמדפסות, להדפיס על שני צידי הדף, כברירת מחדל. בנוסף, וככל הניתן, מומלץ להפוך כל מסמך רשמי לקובץ במחשב ולא לקובץ נייר. קיימות תכנות ואפליקציות מעולות אשר יכולות להפחית או לבטל את הצורך בפתקים דביקים וערימות של פנקסי תזכורות לתלישה.
גם לוחות שנה יכולים להיות אלקטרוניים, וניתן להגדיר בהם תזכורות לאירועים או משימות עם המסרים המיוחדים הנדרשים. מחשבי כף יד קטנים כגון פאלם ואייפד, נמכרים על ידי HP, וגם כל המותגים והדגמים האחרים טובים לא פחות, במיוחד ביעילותם להפחית את השימוש בכמויות הנייר המשרדי. חתימות אלקטרוניות מקובלות ומחייבות מבחינה משפטית. בטווח הארוך, קבצים אלקטרוניים יכולים להציל את האדמה ולשפר את איכות הסביבה.
ניתן להפחית את כמות נייר 'דואר הזבל' ולנקוט בצעדים להפחתת כמות הדואר המתקבלת במשרד. מומלץ לחנך עמיתים, שותפים, לקוחות וספקים לשלוח כל מה שניתן באמצעות הדואר האלקטרוני במקום בדואר הרגיל.
שימוש חוזר
שימוש חוזר במעטפות – ניתן לבצע שימוש חוזר במעטפות ולשלוח אותן שוב באמצעות הדואר בכל הזדמנות אפשרית. נכון הוא כי בעלי עסקים אינם מתלהבים לשלוח סוגי דואר מסוימים במעטפות משומשות מפאת שיקולי תדמית.
יחד עם זאת, עסקים רבים מנהלים כמות נכבדה של דיוור אשר אינו כרוך בשיקולי תדמית. חברות מסוימות מבצעות שימוש חוזר במעטפות, תוך ציון הודעה נפרדת בתחתית אשר מסבירה כי במעטפה זו מבוצע שימוש חוזר על מנת להציל את העצים.
שימוש חוזר בנייר מדפסת – ניתן לחנך את אנשי הצוות להשתמש בנייר היוצא מהמדפסת, ואשר מודפס רק על גבי עמוד אחד, להשתמש בצד השני של הדף לשם נייר טיוטא, במקום לרכוש פנקסי נייר. ניתן אף להשתמש בניירות אלו לשם הדפסה חוזרת לצרכים פנימיים.
במקרים יצירתיים במיוחד, ניתן להדביק את הדפים על מנת ליצור לוח רפידות לרישומים, או לקחת הביתה ניירות אלו כדי שהילדים יוכלו לצייר עליהם. את נייר המדפסת הנועד לשימוש חוזר ניתן להעביר לקופסת אחסון במיקום מרכזי, או להציב את הקופסה ליד המדפסת או מכונת הצילום.
מחסניות טונר "ירוקות" – ניתן לרכוש מחסניות טונר אשר נועדו למיחזור, ולשלוח את המחסניות הריקות לשם מילואן מחדש.
כוסות קפה – מומלץ לעודד את הצוות להשתמש בספלי קפה לשימוש חוזר, להימנע משימוש בכוסות נייר חד פעמיים (או להשתמש בהן שוב), ואף לתלות בפינת הקפה פוסטר המעודד שימוש חוזר בספל הקפה.
מיחזור סוללות – יש להשקיע בסוללות נטענות ובמטענים המיועדים לסוללות. בטווח הארוך מדובר בחסכון כספי אשר מועיל לסביבה.
יש לעודד את צוות המשרד למחזר זכוכית, פלסטיק, פחיות מתכת, נייר וחומרים אורגניים מעורבים בכל הזדמנות. כדי להתחיל תכנית מחזור במשרד, יש לקבוע תחילה איזה חומר רוצים למחזר, למצוא חברה שאוספת את החומר למחזור, להציב פחי מיחזור במשרד, ולעודד את הצוות להירתם למשימה.
כלומר, להשתתף בתהליך המחזור באפן פעיל. מחויבות למיחזור מצד ההנהלה מעודדת את הצוות למחזר.
